تصل العمليات النامية إلى نقطة مألوفة: يتجاوز حجم المعاملات ما يستطيع الفريق الحالي معالجته، فتكون الاستجابة التلقائية هي التوظيف. وأحيانًا يكون ذلك صحيحًا، لكن العمل الذي يُثقل الفريق كثيرًا ما يكون عملًا لا ينبغي أن يؤديه بشر أصلًا: نسخ البيانات بين الأنظمة، وتوليد المستندات، وملاحقة الاعتمادات، وإعداد التقرير نفسه كل أسبوع.
حدّدوا العمل الجدير بالأتمتة
ليست كل مهمة يدوية جديرة بنظام. فالمرشحات الجديرة بالفحص تشترك في سمات: تتكرر كثيرًا، وتتبع قواعد ثابتة، ولا تتطلب حكمًا شخصيًا، وتحمل نسبة خطأ حقيقية عند أدائها يدويًا. أما المهمة التي تُنفَّذ مرتين في الشهر فنادرًا ما تستحق الأتمتة مهما كانت مملة.
- اسردوا المهام التي تستهلك أكبر عدد من ساعات الموظفين أسبوعيًا.
- أشّروا على ما يتبع منها قواعد ثابتة دون حكم شخصي.
- دوّنوا أيها ينتج أخطاءً تستوجب تصحيحًا لاحقًا.
- قدّروا الساعات التي ستوفّرها كل مهمة سنويًا عند أتمتتها.
- ابدأوا بالبند الأعلى عائدًا لا بالأكثر إثارة تقنيًا.
أتمتوا العملية لا الفوضى
أتمتة عملية سيئة التصميم تجعل العملية السيئة أسرع وأصعب تغييرًا بكثير. فإذا تراكمت في سير العمل خطوات لا وجود لها إلا بسبب نظام قديم، أو اعتمادات لا يستطيع أحد تبريرها، فينبغي إزالتها قبل بناء أي شيء. وترجمة العملية الحالية إلى برنامج هي الطريقة الأكثر شيوعًا لجعلها دائمة.
الموظفون يرتقون لا يُستغنى عنهم
النتيجة الواقعية لأتمتة العمليات في معظم المنشآت الصغيرة والمتوسطة ليست تقليل الموظفين، بل أن يتعامل الفريق نفسه مع حجم أكبر بكثير، فيقضي وقته في الحكم والاستثناءات والعملاء بدل النسخ والإدخال. وهذه عادةً النتيجة الأعلى قيمة، كما أنها تغيير أسهل بكثير في تقديمه للفريق.